Çalışanlar İçin

Esnek Çalışan Ekipleri Yönetmek

Esnek çalışmaya geçiş, çalışanların olduğu kadar yöneticilerin ve ekip liderlerinin de hazırlanması gereken bir süreç. Bazı alışkanlarınız değişecek. İşi ve ekipleri yönetme tekniklerinizde de bazı değişiklikler yapmalısınız. Başta biraz zor gelecek, fakat bir süre sonra işinizi ve ekibinizi daha iyi yönetebildiğinizi göreceksiniz.

Her iş süreci gibi, esnek çalışma sisteminizin sorunsuz bir şekilde çalışmasına yardımcı olmak için bazı kurallar ve düzenlemeler yapılmalıdır. Tüm ekip üyeleri tarafından bilinen ve uygulanan bu kurallar hem onların verimli çalışmasına olanak sağlayacak, hem de sizin ekibinizi etkin bir şekilde yönetmenize. Aşağıdaki ipuçları, işinizde başarılı bir uzaktan çalışma kültürü oluşturmak için doğru işlemleri gerçekleştirmenize yardımcı olacaktır.

Süreç tabanlı çalışın

İşyerinizde yaptığınız/yönettiğiniz her iş, her faaliyet, bir sürecin parçası. İşi yönetmek, süreçleri yönetmek demektir. Çalışanlar da bu süreçlerin öğelerinden biri. İşi ve ekibinizi doğru yönetebilmek için süreçleri net olarak tanımlamış ve dokümante  etmiş olmanız gerekli. Süreç Yönetimi sizin için uzak bir kavram ise, konuyla ilgili eğitimlere katılın, mutlaka öğrenin. Hep üzerinde durulan, etkinlik, verimlilik, performans vb. kavramlar da süreç yönetiminin içindeki konular. Süreç yönetimini anladığınızda bunları da net bir şekilde anlamış olacaksınız.

İş süreçlerinizi, bunlara ait alt süreçleri ve faaliyetleri net olarak belirleyin, mümkünse iş akış şemalarını oluşturun, destekleyici prosedür/talimat ve diğer ihtiyaç duyulacak dokümantasyonu hazırlayın.

Tüm bu dokümantasyonu, ekibinizin kolaylıkla erişebileceği bir ortamda yayınlayın, onların uzaktan erişimini sağlayacak teknik altyapıyı oluşturun.

Ekibinizi bu dokümanlar üzerinden eğitin, çünkü esnek çalışacak olan ekibinizin bu iş süreçlerine hakim olması, neyi, ne zaman, nerede, nasıl yapacağını çok iyi bilmesi gerekli. Aksi taktirde bağımsız çalışmakta zorlanacaklar ve sürekli olarak size bir şeyler sormaları gerekecek.

Risk Tabanlı çalışın

İş süreçlerinizdeki riskleri analiz edin. Risk analizinde sadece operasyonel riskleri değil, esnek çalışmadan kaynaklanabilecek riskleri de değerlendirmeye aldığınıza emin olun.

Risk Yönetimi, kendine has teknikleri olan, oldukça geniş bir konu. Gerekirse eğitimlerine katılın ve risk yönetimini iyi öğrenin. Ekibinizi yönetirken, riskleri önceden öngörmek ve ortadan kaldırmak için yaptığınız çalışmaların çok büyük faydasını göreceksiniz.

Risk nedir, nasıl yönetilir konusunda bir referansım olsa, ona göre yönetsek derseniz ISO (Uluslararası Standartlar Örgütü) tarafından yayınlanan ISO31000 Standardı iyi bir referans olacaktır.

Beklentileri netleştirin

Ekibinizden beklentilerinizi son derece net, açık, mümkünse ölçülebilir/sayısal olarak tanımlayın. Burada iki tür beklentiyi netleştirmeniz gerekir:

  1. Süreçlerle ilgili beklentiler: İş süreçlerinin beklenen çıktıları, kalite/performans kriter ve göstergeleri gibi. Çalışanlar beklenen iş sonuçlarını çok iyi bilmeli.
  2. Kendileriyle ilgili beklentiler: Esnek çalışanların en büyük problemi olan nokta bu. Onlardan ne bekliyorsanız, onların tamamen farkında olduklarından ve gerektiği/yeterli şekilde dokümante edildiğinden emin olun. Performanslarının nasıl ölçüleceğini bilmeliler ki buna ulaşabilecek şekilde çalışsınlar.

Senkronize olun

İşyeri merkezli bir çalışma modelinde, tüm ekibiniz mesai saatleri boyunca zaten işyerinde olacağından, senkronizasyon problemini çok fazla yaşamazsınız. Fakat esnek çalışmaya başlayan çalışanlarınızın bir kısmı sabah erken saatlerde çalışıp öğleden sonra alışverişe gitmeyi planladıysa, bir kısmı da sabah geç uyanıp gece geç saatlerde çalışmayı planladıysa senkronizasyon problemi yaşamanız olası.

Bu nedenle esnek çalışma ile ilgili kurallarınızı belirleyip dokümante edin. Örneğin; uzak çalışanların 9-5 çalışmasını mı bekliyorsunuz? Daha erken başlayabilir veya bitirebilirler mi? Öğle tatili için kurallar nedir? Gün boyunca nasıl iletişimde kalırsınız? Haftanın 2 günü herkes işyerinde toplantıya mı gelsin?

Sürekli/düzenli iletişimde olun

Esnek çalışmak, birbirinden uzakta olmak etkin iletişimi zorunlu kılar. Ekibinizle işlerin durumu konusunda sürekli iletişimde olun. Ekibiniz soru sormak için masanıza gelemezler, siz de ne var ne yok diye geçerken onlara uğrayamazsınız. E-postalar gitmeyebilir, internet kesilebilir. E-posta gönderip işi bitirmeyin.

Ayrıca yazılı iletişimin risklerinin farkında olun. Sözlü iletişime nazaran yazılı iletişimde iletişim kazalarının yaşanması çok daha büyük olasılık. “Ben öyle anlamamıştım” ya da “Ben yanlış anlamışım”lara izin vermeyin. Düzenli telefon-video görüşmeleri ile iletişimi her zaman kontrol altında tutun, arada bir tüm ekibi bir araya getiren toplantılar düzenleyin.

Teknolojiyi kullanın

Teknolojik imkanlar öyle gelişti ki, artık şirketler global çalışıyor, departmanlar ve ekipler de. Öyle ki, bir proje ekibi farklı şehirlerde, hatta farklı ülkelerde çalışanlardan oluşabiliyor. Birden fazla şehirde şubeleri olan herhangi bir şirket, zaten esnek çalışmıyor mu? Bunlar, uzaktan çalışma kavramından ne kadar farklı? Her şubemizde 2 satış sorumlusu görevlendirip, bunları Merkez’daki Satış Müdürü’ne bağladığımızda aynı mantık geçerli değil mi? Dolayısıyla teknolojiyi etkin kullanarak lokasyon bağımlılığından kolaylıkla kurtulabilirsiniz.

Örneğin iş süreçlerinizi ve dokümantasyonunuzu şirket sunucularınıza veya bulut sunuculara taşıyın, çalışanlar her yerden bilgisayarlarıyla, hatta cep telefonlarıyla bunlara erişebilsinler.

Örneğin, iş süreçleriniz için yazılımlar kullanın, yazılımlar süreçleri yönetsin.

Örneğin, proje yönetimini çevrim içi hale getirin. Proje ekipleriniz aynı proje üzerinde eşzamanlı olarak işbirliği yapabilsinler.

Örneğin, takvimleri, ajandaları, görev listelerini çevrimiçi araçlarla kullanın.

Örneğin, çoklu video konferans görüşmeleri yapın.

Teknolojik imkanlar ve araçlar her türlü ihtiyacı karşılayabiliyorlar artık. Kullanın, hem hayatınızı kolaylaştırın, hem de verimliliği arttırın.

Ekibinizi ve kendinizi eğitin

Yaptıkları işle ilgili eğitimlerden bahsetmiyoruz. Onları zaten düzenli olarak veriyorsunuzdur zaten.

Esnek çalışmaya geçiş, yöneticilerin ve çalışanların mevcut bilgi ve becerilerinin yanında, bazı ilave bilgi ve becerilere sahip olmasını gerektirir. Hayata ve işe bakışımızı, bazı alışkanlıklarımızı değiştirmeden esnek çalışmaya geçiş, bocalama ve verimsizliği beraberinde getirir. Esnek çalışanları, onları yöneten ekip liderleri ve yöneticileri bu değişime hazırlamamız sürecin başarısı için hayati önem taşımaktadır.

İş planlaması, görev ve zaman yönetimi, raporlama, problem çözme, alışkanlıklar ve rutinler, verimli çalışma ortamı yaratma, çevre-aile ilişkileri gibi başlıkları örnek olarak alıp, ekibinizin mevcut yetkinliklerini de gözeterek onlar için eğitim programları oluşturun. Eğitim ihtiyaçlarınızın belirlenmesi ve gerçekleştirilmesi konusunda bize ulaşabilirsiniz.

 

Her şey göz önüne alındığında, esnek çalışma sistemi şirket kültürünüzü önemli ölçüde geliştirebilir, verimliliğinizi önemli ölçüde arttırabilir. Bu, zaman ve pratik gerektirir, ancak sayısız çalışma ve gerçek yaşam örnekleri bunun çabaya değer olduğunu göstermektedir.

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR

Çalıştığınız şirketin bir esnek çalışma sistemi olması, şirketinize büyük faydalar sağlayacağı gibi, çalışan olarak size de çeşitli avantajlar sağlayacaktır. Esnek çalışma sis...

Esnek çalışma fikri çok cazip geliyor. Belki trafik çok zamanınızı aldığı için, belki de daha verimli çalışabileceğinizi düşündüğünüz için esnek çalışmak istiyorsunuz. Şirketi...

İş hayatı zor! Sabah 9 akşam 6 işyerindeyim. Dün çocuğun okul gösterisi vardı, gidemedim, kaçırdım. İzin alıp gitsem iyi olacaktı ama daha geçen hafta hasta olduğum için 2 ...

Yaşasın! Artık esnek çalışıyoruz. Şirketiniz çeşitli birimlerin ve pozisyonların esnek çalışmaya geçişi için gerekli düzenlemeleri yaptı, artık esnek çalışmaya başladınız. ...

Esnek çalışmaya geçiş, çalışanların olduğu kadar yöneticilerin ve ekip liderlerinin de hazırlanması gereken bir süreç. Bazı alışkanlarınız değişecek. İşi ve ekipleri yönetme t...

Esnek derken? İşe gitmeden bütün gün evde yan gelip yatmaktan söz etmiyoruz tabii ki. Böyle bir dünya yok, hiç kimse siz evde yan gelip yattığınız için maaş ödemez. Es...

"Sistemsiz" esneklik Esnek çalışma konusu, özellikle son zamanlarda biraz fazla gündeme gelmeye başladı. Genellikle hep olumlu yorumlara rastlıyor, çalışan mutluluğunu ve v...

KEŞFET

Copyright © 2006-2020

Loading... Designed by KUM-BT